A incrível máquina de desperdiçar tempo (e dinheiro)

Era uma vez um projeto de desenvolvimento de um site de utilidade pública. Nele, haveria conteúdos sobre educação financeira, previdência, seguro etc. etc.

Um órgão da administração pública é quem propõe a construção. Para isso, seria contratada uma empresa, pois essa é a orientação geral na administração pública. Com áreas de TI do tamanho de uma família de classe média da década de 80/90, pensar que todas as demandas de sistemas de um órgão sejam desenvolvidas e entregues pelos próprios servidores é uma utopia inalcançável.

Foram meses e mais meses de preparação da contratação: Análise de Viabilidade, pesquisa de mercado, elaboração de toda a infindável documentação requerida pelas normas que regem uma área de Tecnologia da Informação na esfera pública, disponibilização para consulta pública, ajustes, preparação do pregão, pregão, análise de documentação de vencedores… e enfim uma empresa logra êxito nesse longo e moroso processo que já consumiu horas e horas de trabalho de servidores públicos.

Tudo em nome da isonomia, economicidade, eficiência…

Contrato assinado, vamos ao desenvolvimento.

Prazo? Sim tinha prazo. E foi entregue no prazo? Quase…

Perto do deadline, com n problemas, milagrosamente colocou-se o site no ar, com conteúdos mínimos, apenas para que pudesse ser apresentado em um evento pelo chefe maior da instituição.

Mas mesmo assim a apresentação foi do tipo “na semana que vem estará definitivamente em produção”…

OK. Mas o mais incrível, caro leitor, quero compartilhar agora com você.

Mas o site é responsivo?

Não sei onde você trabalha. Mas, geralmente, em empresas de TI do mercado, algumas demandas são resolvidas de forma prática e rápida. E coisas como um site ser ou não responsivo, mesmo que passasse pelo crivo inicial dos requisitos de sistema, deveria ser rapidamente analisado e o martelo batido de forma rápida.

Observação: Site responsivo: Site que se adapta aos diversos tipos de dispositivos que temos como celulares, tablets, computadores etc. O mesmo site, que abre numa página em seu computador, vai se adaptar e ficar com uma navegabilidade muito boa quando você abri-lo no seu celular. Esse blog é responsivo! 🙂

Vamos ver agora dois cenários para um mesmo problema:

Possível cenário numa empresa privada:

Big Boss: Fui abrir o site no meu tablet e não funcionou. Esse site não fica bom em tablets?

TI: Contratada, o site não é responsivo?

Contratada: Não, vocês não pediram!

TI: Tá mais tem de ser. E rápido.

Contratada: OK. Pague mais X.

TI: OK. Vamos resolver isso. Quando me entrega?

Contratada: 15 dias.

Com os devidos atrasos, vamos dizer que, com muito atraso e cabeças rolando, 20 dias depois o site já está responsivo.

O mesmo cenário na empresa pública que contratou o desenvolvimento

Big Boss: Fui abrir o site no meu tablet e não funcionou. Esse site não fica bom em tablets?

Abre-se um processo administrativo (pois tudo na administração pública precisa ter um processo, por conta, dentre outras coisas, do princípio da publicidade).

A área do Big Boss pergunta, via um despacho no processo, para a área da TI, se o site é responsivo. A TI verifica que, no objeto do contrato, não há previsão para responsividade (por que a TI não conseguiu mapear esse requisito com os usuários no momento da contratação?..)

Começa um interminável vai e vem de documentos, dentro do processo, para tudo quanto é área, para responder a uma simples pergunta: Pode ou não pode pedir para a empresa tornar o site responsivo?

Num determinado momento, o processo é encaminhado para uma área, que existe dentro de quase todo órgão da administração, chamada procuradoria. São exímios conhecedores da Lei, mas não entendem quase nada (e nem deveriam) sobre muita coisa que lhes é perguntada, pois são muitas vezes itens técnicos demais. E tem de dar um parecer. E quase sempre demora. Muito.

Muuuuuito Algum tempo depois, é inserido por algum procurador um documento impecável no processo mostrando por A + B que o contrato não permite fazer nenhum pedido de tornar o site responsivo.

Volta o processo para a TI, para despachar em cima do despacho da procuradoria. Mais documentação impecável.

Retorna o processo a quem pediu pra tornar o site responsivo, pra ele ter a resposta de que “não, não podemos fazer. Só em outro contrato”.

Resultado final:

Empresa privada:

– Documentos gerados: Zero (talvez alguma troca de emails)
– Problema resolvido? Sim
– Tempo gasto pela empresa que contratou a empresa de TI: algumas horas.
– Tempo total gasto para resolver o problema: 20 dias.

Empresa pública:

– Documentos gerados: Dezenas (acredite, são dezenas mesmo).
– Problema resolvido? Não.
– Tempo gasto pelo órgão da Administração que contratou a empresa de TI: dias de trabalho de diversos servidores, procuradores etc.
– Tempo total gasto para resolver o problema: O problema não foi resolvido. O site vai continuar não  funcionando em celulares e tables a não ser que se faça outro contrato.

Esse, caro leitor, é um fato dentro da Administração Pública. Para atender a princípios de isonomia, publicidade, acesso à informação etc, a geração de papelada é grotesca. Nesse processo que eu descrevi acima, tudo seria ainda mais demorado se isso tivesse ocorrido antes de julho de 2016, quando entrou em produção, no órgão que contratou a empresa de TI, o sistema eletrônico de processos. Ele diminuiu muito o tempo de tramitação de um processo entre áreas e paralelizou atividades que antes seriam feitas apenas em série, com o processo em papel caminhando de área em área, onde cada servidor envolvido geraria um novo documento em papel para colocar no processo. Aumentou a eficiência, mas o trabalho ainda é muito ineficaz.

Quais seriam as soluções?

arquivos

Com as lições aprendidas em cada contratação, vão se ajustando os termos de referência, de modo que esse tipo de pedido (tornar o site responsivo) pudesse estar contemplado na contratação. Termos mais genéricos ajudam nisso, mas é sempre um trade-off entre custo e abrangência da contratação, não raro algo difícil de se equalizar.

Há realmente uma geração de burocracia enorme em vários órgãos do serviço público. Eu olho o desperdício de tempo/dinheiro e fico pensando onde dá pra melhorar. Ações como o Plano de Dados Abertos ou o Governo Ágil visam tornar a administração pública mais eficiente, mais transparente, mas ainda há muita burocracia e ineficiência. A própria adoção do processo eletrônico pela instituição acima só foi possível por conta da iniciativa de alguns servidores do TRF-4 que fizeram um trabalho extremamente bem feito, que economizou e ainda está economizando milhões de reais do meu e do seu bolso.

Mas o caminho é longo. E, às vezes, a gente não vê muita solução. Mas vamos em frente!

Um abraço!

Melhorar sua vida financeira só depende de você!

2 Comentários

  1. DMR

    Chega a me doer o estômago.
    Lembro-me quando mandei um e-mail para um servidor questionando sobre um assunto e fui rechaçado dizendo que, se eu quisesse me manifestar, saber mais informações, que abrisse um processo etc etc etc.. 🙁

    • Pois é meu caro. Você sabe bem como é isso.

      Esse episódio foi emblemático. Um processo com dezenas de documentos, muitas idas e vindas, um desperdício sem tamanho de tempo e dinheiro. E no final não se chega a uma solução.

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