Um trabalho bem-feito faz toda a diferença

Olá,

Gostaria de contar a você um caso de sucesso que está acontecendo nesse momento em vários órgãos da Administração Pública Federal e que começou numa iniciativa pequena, no Tribunal Regional Federal da 4º região, na região sul do país. Mostra como um trabalho, quando bem-feito, pode transformar, revolucionar.

Contextualização

Quase tudo o que se faz num órgão da administração pública é originado em um processo. E isso é feito, em muitos órgãos, abrindo-se um processo físico, em papel. Ele pode tramitar entre diversos setores, onde cada área realiza uma determinada ação (dar um parecer, acrescentar um documento, autuar, autorizar etc.).

Até hoje, muitos órgãos trabalham dessa forma. Isso é oneroso, burocrático e gasta muito papel.

Em 2009, para atender a uma demanda do TRF da 4º região, a área de tecnologia da informação do órgão desenvolveu um sistema que substitui o processo em papel. O desenvolvimento do sistema foi feito por três servidores, sendo duas usuárias que entendiam do negócio, de como o sistema deveria funcionar, e um servidor da área de TI (é isso mesmo, 1!). Foram aplicadas as melhores práticas em desenvolvimento de sistemas para criar algo simples, robusto e usual, que atendesse às necessidades dos usuários e que pudesse ser mantido ao longo do tempo.

Nasceu ali o SEI – Sistema Eletrônico de Informações. Ele integrava os órgãos do TRF-4, gerando grandes ganhos em termos de eficiência na tramitação dos processos, economia de papel, entre outros.

Com o tempo, o sistema foi sendo disseminado nos órgãos do poder judiciário pelo país. E acabaria chamando a atenção do poder executivo.

Estava em curso na administração pública uma análise de viabilidade de sistemas de mercado que gerenciavam processos eletronicamente. Era preciso decidir qual a melhor estratégia para implantar o processo eletrônico nos órgãos do Executivo. Adquirir um novo sistema? Utilizar algum software de mercado? Solicitar o desenvolvimento de um sistema específico para atender as necessidades dos processos do poder executivo?

O PEN – Processo Eletrônico Nacional foi criado como uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades da Administração Pública para construir uma infraestrutura pública de Processo Administrativo Eletrônico. Cabia aos órgãos integrantes do PEN buscar a melhor solução a ser adquirida pelos órgãos da administração.

Nas análises, sistemas como o e-Proc, desenvolvido pela receita federal, foram avaliados. O e-Proc, inclusive, foi referência-chave para o PEN. Esse sistema trouxe grandes ganhos à receita, pois migrou os processos para o meio eletrônico, aumentando a eficiência e rapidez nas rotinas de trabalho, além da economia de papel. Mas custou caro. Foi uma iniciativa que atendeu à receita, foi desenvolvido com esse fim. Houve muitos ganhos com certeza, mas seria uma solução que envolveria gastos caso fosse adotado por outros órgãos.

Avaliando-se o SEI, viu-se que ele era um sistema simples, mas robusto. Ou seja, possuía uma arquitetura de software (termo de TI) bem-feita, o que proporcionava uma evolução mais eficaz do sistema. Suas funcionalidades atendiam às necessidades básicas de praticamente todos os órgãos da Administração Pública no que se refere à criação e movimentação de processos. E era gratuito. Foi desenvolvido pelo TRF-4 e estava sendo cedido a órgãos da administração gratuitamente. Era então um forte candidato a ser o escolhido para o projeto de modernização na gestão dos processos da Administração Pública.

E foi. Hoje o SEI é o sistema escolhido para integrar o Processo Eletrônico Nacional – PEN, formando a sigla PEN-SEI. Diversos órgãos da Administração Pública já estão utilizando o sistema, que tem atendido de forma bastante satisfatória grande parte das necessidades relacionadas a criação, movimentação de processos, auditoria etc. Há uma comunidade de usuários que discute os problemas e necessidades do sistema. Todas as mudanças são amplamente discutidas e todos os órgãos que aderem ao SEI utilizam o mesmo código. O sistema é padronizado.

Sistema Eletrônico de Informações – muito menos burocracia


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Milhões de reais estão sendo economizados com a adoção desse sistema:

– Aumento da eficiência;

– Menos burocracia;

Para cada órgão que adquire o sistema, elimina-se gastos com:

– Análise de requisitos;

– Desenvolvimento de software;

– Licenças;

– Treinamentos;

– Consultorias…

Percebeu o que aconteceu aqui?

Um trabalho que começou com apenas três servidores, que poderia ter sido feito pensando apenas em resolver um problema particular do órgão, sem levar em conta as melhores práticas de TI, fazendo algo rápido e sem muitos critérios, foi feito com total seriedade e dedicação dos envolvidos, e agora o resultado está aí. Um feito inestimável para toda a administração pública.

Parabéns aos envolvidos é o mínimo.

Espero que o SEI possa motivar você também a dar o seu melhor em tudo o que você fizer, sempre!

Caso queira saber mais, Veja essa reportagem do G1 comentando sobre a implantação do sistema na Administração Pública.

Um abraço.

Melhorar sua vida financeira só depende de você!

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